juin 25, 2023

Ouvrir l’annexe d’une Charity – Petites Écoles FLAM du Royaume-uni

Je voudrais ouvrir ma Petite École FLAM: Dois-je nécessairement créer une nouvelle Charity ?

1- Comment puis-je suggérer à une Petite École FLAM dont la structure est une Charity de créer une annexe ?
2- Avantages d’ouvrir une annexe VS créer une nouvelle Charity
3- Inconvénients d’ouvrir une annexe
4- Étapes pour la Charity existante pour la création d’une annexe avec vous
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1- Comment puis-je suggérer à une Petite École FLAM dont la structure est une Charity de créer une annexe ?

Avant de créer une nouvelle Petite École FLAM, explorez la possibilité de collaborer avec une Petite École FLAM associative, ou Charity, existante partageant les mêmes objectifs.
Cette approche peut offrir des avantages significatifs comme la mise en commun des ressources, la valorisation de l’expérience de l’organisation principale et l’accès à un réseau de familles francophones déjà établi.

Parents travaillant sur un projet de Petite École FLAM

Pour évaluer la faisabilité de cette option, voici quelques étapes à suivre :

Faites des recherches approfondies :
✅ Prenez le temps de rechercher des associations ou des Charities qui partagent les mêmes objectifs que votre Petite École FLAM.
✅ Explorez leur mission, leurs valeurs et leurs activités pour trouver des partenaires potentiels.
✅ Contactez le Parapluie FLAM pour en savoir plus, contact@parapluieflam.org ou consultez la carte des Petites Écoles FLAM https://parapluieflam.org/petites-ecoles-flam/carte-des-petites-ecoles/

Évaluez-en la compatibilité :
✅ Assurez-vous que l’association ou la Charity avec laquelle vous envisagez de collaborer partage une vision et une approche similaires à celles de votre Petite École FLAM.
✅ Établissez une compatibilité solide pour garantir une collaboration harmonieuse.

Établissez le contact :
✅ Prenez l’initiative de contacter la Charity existante pour discuter de votre intention de créer une annexe de votre Petite École FLAM en collaboration avec elle.
✅ Partagez votre vision, vos objectifs et les avantages mutuels d’une telle collaboration.
✅ Montrez vos compétences, valorisez votre expérience et votre réseau.

Développez un plan de collaboration :
✅ En travaillant ensemble, élaborez un plan détaillé pour la mise en place de cette annexe.
✅ Définissez clairement les rôles, les responsabilités, les ressources partagées et les modalités de prise de décision.

Respectez les aspects juridiques :
✅ Assurez-vous de respecter toutes les exigences légales et administratives liées à la création d’une annexe.
✅ Cela peut inclure la rédaction d’un accord de collaboration et la réalisation des formalités nécessaires auprès des autorités compétentes (Charity Commission).

Communiquez et mobilisez les ressources nécessaires :
✅ Informez les parties prenantes concernées, tels que les membres de la Charity existante, les parents, les bénévoles et la communauté, de la création de cette annexe.
✅ Mobilisez les ressources nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de la collaboration.

N’oubliez pas que chaque situation est unique, il est donc important d’adapter ces étapes en fonction de votre contexte spécifique et de rechercher des conseils juridiques appropriés si nécessaire. L’objectif est de créer une collaboration solide et fructueuse pour soutenir le développement de votre Petite École FLAM.

2- Avantages d’ouvrir une annexe VS créer une nouvelle Charity

L’ouverture d’une annexe au sein d’une Charity existante présente plusieurs avantages par rapport à la création d’une nouvelle Charity distincte. En voici quelques-uns :

Consolidation des ressources :
✅En ouvrant une annexe, vous partagez et consolidez des ressources avec de la Charity existante.
✅ Cela signifie que vous partagez les fonds, le personnel, les infrastructures et d’autres ressources nécessaires à votre Petite École FLAM.
✅ Cela réduit les coûts et maximiser l’efficacité opérationnelle.

Reconnaissance préexistante :
✅ La Charity existante a déjà une reconnaissance et une réputation établies dans le domaine.
✅ En ouvrant une annexe, vous tirez ainsi parti de cette reconnaissance préexistante et bénéficiez de la crédibilité et de la confiance déjà établies auprès des donateurs, des partenaires et de la communauté locale.

Accès à un réseau établi :
✅ La Charity existante dispose d’un réseau de contacts et de partenaires déjà établi.
✅ En ouvrant une annexe, vous accédez à ce réseau et bénéficiez de collaborations potentielles, de possibilités de partage de connaissances et de bonnes pratiques.
✅ Cela facilite votre intégration dans la communauté locale et renforce vos relations avec d’autres acteurs du secteur/quartier.
Synergie et complémentarité :
✅ En ouvrant une annexe, vous pouvez travailler en synergie avec la Charity existante.
✅ Vous partagez des compétences, des expertises et des expériences pour créer une approche complémentaire et renforcer l’impact global de votre cause commune.
✅ Cette étroite collaboration peut favoriser l’échange d’idées et la stimulation mutuelle pour atteindre des objectifs communs.
Simplification administrative :
✅ L’ouverture d’une annexe au sein d’une Charity existante simplifie les procédures administratives.
✅ Vous évitez certaines étapes de création d’une nouvelle Charity, comme l’enregistrement légal distinct et la mise en place d’une nouvelle Charity indépendante.
✅ Cela vous permet de vous concentrer davantage sur les activités essentielles de votre Petite École FLAM.

3- Inconvénients d’ouvrir une annexe

Perte d’autonomie :
✅ En tant qu’annexe d’une association caritative existante, vous devrez respecter les politiques, les procédures et les orientations de l’organisation principale.
✅ Cela peut limiter votre autonomie et votre capacité à prendre des décisions indépendantes concernant les opérations de votre Petite École FLAM.
Contraintes organisationnelles :
✅ En tant qu’annexe, vous devrez vous conformer aux règles de gouvernance et aux exigences de reporting de la Charity existante.
✅ Cela peut impliquer des obligations administratives supplémentaires et un suivi rigoureux pour maintenir une certaine conformité des procédures et de l’offre.
Limitations budgétaires :
✅ L’ouverture d’une annexe peut signifier que vous devez partager les ressources financières avec la Charity principale.
✅ Cela peut limiter votre capacité à obtenir des financements spécifiques à votre Petite École FLAM et à allouer des ressources selon vos propres priorités.
Dilution de l’identité :
✅ En étant rattaché à une Charity existante, il peut être difficile de se démarquer et de créer une identité distincte pour votre Petite École FLAM.
✅ Cela peut affecter votre visibilité et votre capacité à communiquer efficacement votre mission et vos valeurs aux parties prenantes.
Complexité de la coordination :
✅ Maintenir une communication et une coordination efficaces entre l’annexe et la Charity principale peut parfois présenter des difficultés.
✅ Il est essentiel d’établir des mécanismes de communication clairs et d’assurer une collaboration continue pour éviter les conflits et les malentendus.
Dépendance envers la Charity principale :
✅ En tant qu’annexe, vous dépendez de la Charity principale pour certains aspects, tels que la gouvernance, les décisions stratégiques et l’accès aux ressources.
✅ Cela peut limiter votre indépendance et votre flexibilité à long terme.

Encore une fois, notez bien que chaque situation est unique et que l’ouverture d’une annexe ou la création d’une nouvelle Charity dépendra des circonstances spécifiques et des objectifs de votre Petite École FLAM.
Évaluez donc soigneusement les avantages et les inconvénients de chaque option avant de prendre une décision éclairée.

4- Étapes pour la Charity existante pour la création d’une annexe avec vous

Après avoir soigneusement évalué les avantages et les inconvénients de la création d’une annexe, vous avez pris la décision de procéder à sa mise en place. Voici les étapes à suivre pour concrétiser votre projet

Évaluer le besoin et la faisabilité :
✅ Évaluez le besoin d’une annexe dans le nouveau lieu.
✅ Analysez la demande pour les services de votre Petite École FLAM et déterminez si l’expansion vers la nouvelle région / dans un nouveau quartier est en accord avec la mission et les objectifs de votre Charity.
✅ Effectuez des recherches et impliquez les parties prenantes pour recueillir des informations.
Évaluation interne et planification :
✅ Évaluez les capacités et les ressources de votre Charity pour soutenir la création d’une nouvelle annexe.
✅ Déterminez si vous disposez des fonds, du personnel et de l’expertise nécessaires pour gérer cette expansion.
✅ Élaborez un plan clair décrivant les objectifs, les activités et les résultats attendus de la nouvelle annexe.
Considérations juridiques :
✅ Déterminez la structure juridique de l’annexe.
✅ Prenez en compte des éléments tels que la gouvernance, la responsabilité et les obligations légales.
✅Consultez des professionnels du droit pour vous assurer de la conformité aux lois et réglementations applicables.
Création de l’annexe :
✅ Mettez en place l’infrastructure administrative de l’annexe. Cela comprend l’établissement d’un Comité de direction local, le recrutement de personnel ou de bénévoles, et l’assurance de disposer de ressources et d’installations adéquates.
✅ Élaborez des politiques (« policies ») et des procédures spécifiques à l’annexe tout en maintenant une cohérence avec les directives de la Charity principale.
Communication et coordination :
✅ Maintenez une communication et une coordination efficaces entre la Charity principale et l’annexe.
✅ Définissez les lignes de rapport, les processus de prise de décision et les mécanismes d’échange d’informations. ✅ Favorisez la collaboration et les objectifs communs pour vous assurer que l’annexe fonctionne conformément à la mission de la Charity.
Financement et gestion financière :
✅ Assurez le financement de la nouvelle annexe.
✅ Explorez différentes sources de financement, telles que les subventions (demande de subvention de projet auprès de l’AEFE, demande de subvention auprès de la STAFE, ou de votre Council, votre Borough, etc.), les dons ou les partenariats.
✅ Élaborez un plan financier et un budget spécifiques aux opérations de l’annexe.
✅ Mettez en place des systèmes de comptabilité et de gestion financière adéquats pour suivre les revenus et les dépenses de l’annexe séparément.
Promotion et engagement communautaire :
✅ Communiquez avec les communautés locales sur la nouvelle annexe.
✅ Élaborez une stratégie de marketing et de communication pour vous engager avec les bénéficiaires potentiels, les parties prenantes et les donateurs.
✅ Utilisez différents canaux de communication: médias locaux, réseaux sociaux et événements communautaires, pour vous faire connaître et établir des relations.
Suivi opérationnel et évaluation :
✅ Surveillez régulièrement les activités et les progrès de l’annexe.
✅ Établissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer l’impact et l’efficacité de l’annexe.
✅ Effectuez des évaluations périodiques et apportez les ajustements nécessaires pour garantir que l’annexe fonctionne de manière efficace et atteigne ses objectifs.

Il est important de noter qu’ouvrir une annexe ne nécessite pas de ré-enregistrer l’ensemble de la charity principale auprès de la Charity Commission. Cependant, vous devrez mettre à jour les détails d’enregistrement de votre Charity pour refléter l’ajout de la nouvelle annexe.
Contactez la Charity Commission pour obtenir des conseils sur les étapes spécifiques pour mettre à jour les informations d’enregistrement.
Enfin, adressez-vous à un cabinet de juristes et consultez votre Comité et les Trustees de votre Charity pour vous assurer de respecter toutes les exigences légales et réglementaires tout au long du processus.