Comment tenir la comptabilité et la trésorerie de votre Petite École FLAM au statut d‘association (CIO ou CIC)
Comment tenir la comptabilité et la trésorerie d’une Petite École FLAM ? Quelques conseils.
Bienvenue dans le monde passionnant de la comptabilité et de la trésorerie pour votre petite école FLAM au statut d’association. Comment naviguer dans ce domaine essentiel avec enthousiasme et précision, sans jargon compliqué. Commençons par quelques conseils pratiques pour vous aider à maintenir une gestion financière organisée et efficace.
- ✅ Utilisez un logiciel de comptabilité
- ✅ Décidez du montant des frais de scolarité
- ✅ Élaborez un budget prévisionnel
- ✅ Rendez des comptes à la Charity Commission ou la Companies House
- ✅ Consultez un(e) comptable spécialisé(e) dans les Charities ou les CIC
- ✅ Sites et lectures utiles
- ✅ Logiciels de comptabilité
- ✅ Modèles / templates – Tableurs pour budgétiser:
- ✅ Modèles pour “reporting” (Charity Commission)
✅ Utilisez un logiciel de comptabilité
Pour faciliter la gestion de vos revenus, dépenses et finances, nous vous recommandons d’utiliser des logiciels de comptabilité comme QuickFile, QuickBooks, Xero ou Sage. Ces outils offrent des fonctionnalités pratiques: tenir des registres financiers, générer des rapports détaillés, gérer les factures et le suivi des flux de trésorerie. Grâce à eux, vous pourrez maintenir une comptabilité précise, simplifier la préparation des déclarations fiscales, des bilans financiers annuels, des comptes-rendus d’utilisation des subventions et gagner un temps précieux dans la gestion financière de votre association ou entreprise sociale. Par ailleurs les différents membres de l’équipe y auront accès de chez eux à tout moment.
✅ Décidez du montant des frais de scolarité
Lorsque vous établissez les frais de scolarité pour votre petite école FLAM, prenez en compte certains éléments spécifiques à votre situation. Tout d’abord, si vous employez des enseignant(e)s contractuels, assurez-vous d’inclure les coûts liés à leur rémunération dans vos dépenses. Prenez en compte les heures d’enseignement prévues, les tarifs horaires convenus avec les enseignant(e)s contractuel(le)s, ainsi que les autres coûts associés à l’enseignement, comme, par exemple, les frais de matériel pédagogique, les fournitures scolaires. N’oubliez pas de tenir compte des coûts administratifs (DBS, enregistrement de votre Charity, etc.) et des frais généraux (loyer, assurance, téléphone, wifi, etc.). Enfin, prévoyez une marge pour les imprévus et les projets futurs.
✅ Élaborez un budget prévisionnel
Élaborer un budget prévisionnel solide est essentiel pour la bonne santé financière de votre petite école FLAM. Commencez par recenser toutes les sources de revenus prévues: les frais de scolarité, les subventions potentielles, les dons et les partenariats. Identifiez ensuite les dépenses prévues: les salaires ou paiements des contractuel(le)s, les frais administratifs, les fournitures, les frais généraux et les frais de développement. Estimez ces dépenses aussi précisément que possible en vous basant sur les dépenses passées et les prévisions pour l’avenir. N’oubliez pas de prévoir une réserve pour faire face aux urgences ou aux dépenses imprévues. Un budget prévisionnel bien établi vous permettra de suivre vos dépenses et vos revenus, d’évaluer la santé financière de votre Petite École FLAM et de prendre des décisions éclairées. Il vous permettra également de préparer votre demande de subvention bien avant l’annonce de lancement de campagne de l’AEFE ou de la STAFE.
✅ Rendez des comptes à la Charity Commission ou la Companies House
En tant que Charity CIO ou CIC, vous devez rendre des comptes à la Charity Commission ou à la Companies House, selon votre structure. Si vous êtes enregistré(e) comme CIO (Charitable Incorporated Organisation), vous devrez soumettre un bilan financier annuel détaillé à la Charity Commission, incluant des informations financières et des détails sur les activités de votre Charity. Si votre Petite École FLAM est enregistrée comme entreprise sociale (CIC), vous devrez également soumettre des rapports annuels et des comptes à la Companies House. Assurez-vous de vous conformer aux exigences spécifiques de chacune de ces entités en matière de présentation des comptes. Enfin, vous devrez rendre des comptes à l’AEFE ou/et la STAFE si vous avez reçu une subvention de ces deux organismes. L’AEFE vous fournira un modèle de bilan financier en français chaque année. Anticipez cette opération et consultez celui de l’année précédente (si possible) pour préparer les différents montants à saisir dans chaque partie du tableur. Voici, par exemple, les modèles fournis l’AEFE pour la demande de subvention (passée) de 2023:
✅ Consultez un(e) comptable spécialisé(e) dans les Charities ou les CIC
Pour vous assurer de respecter les obligations de compte rendu et de préparation des comptes, ainsi que pour obtenir des conseils adaptés à votre situation spécifique, il est recommandé de travailler en étroite collaboration avec un(e) comptable spécialisé(e) ou un(e) Independent Examiner dans les Charities. Un(e) professionnel(le) expérimenté(e) vous aidera à naviguer dans les complexités de la comptabilité et à vous assurer que vous êtes en conformité avec toutes les réglementations.
Independent examination of charity accounts: guidance for trustees https://www.gov.uk/government/publications/independent-examination-of-charity-accounts-trustees-cc31/independent-examination-of-charity-accounts-trustees
What is Independent Examination of Charity Accounts? https://www.accountingforgood.co.uk/blog/post/12264/what-is-independent-examination-of-charity-accounts/
Independent examiner’s report template (SORP FRS 102) https://www.gov.uk/government/publications/independent-examiners-report-template-sorp-frs-102
Pour trouver un(e) Independent Examiner:
En résumé, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, le choix du montant des frais de scolarité, l’élaboration d’un budget prévisionnel solide et le respect des obligations de compte rendu sont des éléments essentiels pour une gestion financière saine et rigoureuse de votre petite école FLAM au statut de Charity (CIO) ou de CIC. N’oubliez pas de consulter un(e) comptable spécialisé(e) ou un(e) Independent Examiner pour bénéficier de conseils adaptés et vous assurer de prendre des décisions éclairées.
Avec une comptabilité bien gérée, vous pourrez consacrer davantage de temps et d’énergie à la réalisation de votre mission éducative et à l’épanouissement de vos élèves.
Vous aussi, partagez vos conseils, astuces et contacts !
✅ Sites et lectures utiles
Plus de conseils, modèles et liens pour les Charities, ici: http://smallcharityfinance.org.uk/resources/
✅ Logiciels de comptabilité
QuickFile: https://www.quickfile.co.uk
Quickbooks: https://quickbooks.intuit.com/industry/non-profits/
Xero: https://www.xero.com/uk/small-businesses/non-profit/
Microsoft Dynamics: https://www.totalenterprisesolutions.co.uk/solution-by-nfp-focus/children-youth/ et https://dynamics.microsoft.com/en-gb/finance/overview/
Sage: https://www.sage.com/en-gb/sage-business-cloud/accounting/industry/non-profit/
✅ Modèles / templates – Tableurs pour budgétiser:
✅ Modèles pour “reporting” (Charity Commission)
Disclaimer
Les informations fournies dans cet article sont à titre informatif uniquement et ne constituent pas un conseil professionnel. Bien que des efforts aient été faits pour assurer l’exactitude des contenus, le Parapluie FLAM décline toute responsabilité pour toute perte ou dommage résultant de l’utilisation de ces informations. Les lecteurs et lectrices sont encouragé(e)s à consulter des professionnel(le)s qualifié(e)s pour des conseils spécifiques à leurs situations.
