Comités et Équipes de direction – Préparer la rentrée
Comités et équipes de direction, vos écoles hébergeuses doivent être en train de vous demander vos “policies” pour préparer vos contrats de location pour 2023-24.
- Policies and procedures
- Risk Assessment
- Fire Safety
- Modèles de “policies”
- Recommandations du gouvernement (2022) – Procédures et Documentations à présenter en cas d’audit, à votre assureur et votre école hébergeuse
Policies and procedures
- Guide du NVCO sur les “policies” et procédures légales: https://www.ncvo.org.uk/help-and-guidance/safeguarding/steps-safer-organisation/policies-and-procedures/#/
- Guide de la Charity Commission pour les Trustees: https://www.gov.uk/guidance/safeguarding-for-charities-and-trustees
- Guide de Charity Excellence Framework: https://www.charityexcellence.co.uk/Home/BlogDetail?Link=Charity_Policies
- Guide du Social Care and Institute of Excellence: https://www.scie.org.uk/safeguarding/ulo/trustees/guide
- Guide du Anna Craft Trust: https://www.anncrafttrust.org/resources/safe-recruitment-process/
- Guide du Anna Craft Trust sur les vérification du DBS: https://www.anncrafttrust.org/resources/dbs-links-and-resources/
Guide du NSPCC
- Writing a Safeguarding Policy Statement: https://learning.nspcc.org.uk/safeguarding-child-protection/writing–a-safeguarding-policy-statement
Working_together_to_safeguard_children_Statutory_framework_legislation_relevant_to_safeguarding_and_promoting_the_welfare_of_childrenDownload
Checklists pour safeguarding ou Safer Recruitment
Exemples de Safeguarding Policies
Risk Assessment
Conseil 1 – adaptez les documents de Risk Assessment de votre école hébergeuse.
Exemples
Fire Safety
Modèles de “policies”
Pensez à remplacer le logo du Wigan Council par celui de votre Petite École FLAM !
Recommandations du gouvernement (2022) – Procédures et Documentations à présenter en cas d’audit, à votre assureur et votre école hébergeuse
Sécurité et protection de la santé
- avoir pris en compte les questions de santé et de sécurité et avoir pris des mesures pour réduire les risques
- évaluer l’adéquation et la sécurité du lieu de travail pour les employés et prendre des mesures pour réduire les risques identifiés
- avoir suivi une formation aux premiers secours et/ou disposer d’une trousse de premiers secours et savoir ce qu’il faut faire en cas d’urgence (par exemple, appeler le 999 si un enfant fait une crise d’asthme)
- s’assurer que l’emplacement de la trousse de premiers secours est clairement indiqué
- désigner une personne et/ou au moins un membre du personnel ayant reçu une formation aux premiers secours pour les enfants et les adultes
- disposer d’un plan d’évacuation et de sécurité en cas d’incendie
- avoir plus d’un numéro de contact d’urgence pour chaque enfant, lorsque cela est raisonnablement possible, et être au courant de tout problème médical ou d’allergie (conformément au règlement GDPR)
- tenir un registre au début de chaque session
- Risks Evaluation : prévoir une évaluation des risques liés au lieu (accès, éclairage, incendie), à la zone environnante et à l’équipement. Par exemple, si vous louez une salle communautaire, les propriétaires ou le comité de gestion bénévole doivent vérifier qu’ils se sont conformés à la législation en matière de sécurité et de santé, telle qu’elle est définie par les normes du Health and Safety Executive.
- mettre en place des mesures pour gérer ces risques (gestion des risques)
- prévoir une couverture d’assurance appropriée, telle qu’une assurance responsabilité civile. Vérifier le montant à couvrir (responsabilité civile) auprès de votre école hébergeuse. Si vous n’êtes pas sûr(e)s de l’assurance à souscrire, contactez votre Citizens Advice Bureau local.
- Si vous avez moins de 5 employés ou bénévoles, vous n’êtes pas tenu de rédiger votre politique de santé et de sécurité, mais vous pouvez souhaiter consigner toute constatation importante.
Sécurité Incendie
- effectuer une évaluation des risques d’incendie ou demander la Fire Safety Policy de votre école hébergeuse
- déterminer qui peut être particulièrement exposé(e) au risque d’incendie
- réduire les risques d’incendie autant que possible et prendre des précautions générales contre les incendies afin d’écarter tout risque éventuel qui subsisterait
- prendre des mesures supplémentaires pour s’assurer qu’il existe une protection en cas d’utilisation ou de stockage de matériaux inflammables ou explosifs
- montrer à toute votre équipe et mémoriser le plan d’évacuation des locaux et les points de rassemblement de votre école hébergeuse.
- tenir un registre de vos entrainements d’évacuation Incendie.
- enregistrer les observations de votre évaluation des risques d’incendie si vous comptez au moins 5 employés ou bénévoles.
- demander le document de Fire Safety Policy de votre école hébergeuse chaque année, lisez-le et former votre équipe à chaque rentrée au moins
Protection de l’Enfance
- avoir mis en place une politique de protection de l’Enfance, comprenant des procédures de traitement des incidents qui sont communiquées à tous les membres du personnel et comprises par eux
- être sensibilisés et formés aux questions de Protection de l’Enfance spécifiques qui peuvent mettre les enfants en danger (par exemple, la maltraitance et la négligence, la maltraitance entre pairs, l’extrémisme et la radicalisation)
- disposer de procédures claires sur la marche à suivre en cas d’inquiétude au sujet d’un membre du personnel, d’un bénévole ou d’un autre adulte susceptible de présenter un risque de préjudice pour les enfants
- nommer un(e) responsable de la Protection de l’Enfance (DSL) formé(e) et certifié(e)
- fournir aux parents le nom d’une personne au sein de votre structure pour leur permettre de faire part de leurs inquiétudes en matière de protection de l’Enfance ou fournir les coordonnées des services de l’enfance de votre autorité locale ou le numéro de la ligne d’assistance téléphonique de NSPCC: 0808 800 5000 – https://www.nspcc.org.uk/keeping-children-safe/reporting-abuse/nspcc-helpline/
Conditions d’emploi du personnel, des auto-entrepreneur(e)s et des bénévoles
- s’assurer que le personnel et les bénévoles ont fait l’objet de contrôles préalables à l’embauche (par exemple, contrôle DBS, vérification de l’identité) ou, si vous êtes bénévole ou auto-entrepreneur(e), vérifier si l’organisation qui a passé un contrat avec vous peut faire une demande de contrôle DBS en votre nom
- mettre en place des évaluations régulières des performances afin de vérifier l’aptitude et les besoins de formation des membres du personnel et des bénévoles après la signature de leur recrutement .
Gestion des maladies infectieuses et autres maladies
- Hygiène des mains – Veiller à ce que les enfants et le personnel se nettoient régulièrement les mains. Vous pouvez utiliser de l’eau et du savon ou un désinfectant pour les mains.
- Hygiène respiratoire – le principe “attrapez-le, mettez-le à la poubelle, tuez-le” reste très important. Le site web e-Bug contient des ressources gratuites, y compris du matériel pour encourager une bonne hygiène des mains et des voies respiratoires.
- Maintenir des mesures de nettoyage appropriés, en utilisant des produits standard, tels que des détergents
- Mettre en place et maintenir un programme de nettoyage approprié. Ce programme doit inclure un nettoyage régulier des zones et des équipements, en mettant l’accent sur les surfaces fréquemment touchées.
- Veiller à ce que les espaces occupés soient bien ventilés
- Identifier les espaces mal ventilés dans le cadre de votre évaluation des risques et prendre des mesures pour améliorer le flux d’air frais dans ces zones.
- L’ouverture des fenêtres extérieures peut améliorer la ventilation naturelle et l’ouverture des portes intérieures peut également contribuer à créer un flux d’air. Si nécessaire, des portes extérieures ouvrantes peuvent également être utilisées (s’il ne s’agit pas de portes coupe-feu et si cela ne présente pas de danger).
- Trouver un équilibre entre le besoin d’une ventilation accrue et le maintien d’une température confortable.
- Maladies infectieuses: Les enfants qui présentent les symptômes d’une maladie infectieuse ou un résultat de diagnostic doivent être tenus à l’écart de votre établissement pendant la période minimale recommandée dans le guide de l’UKHSA sur la protection de la santé dans les écoles et autres établissements de garde d’enfants.
- Les enfants présentant des symptômes respiratoires légers, tels qu’un écoulement nasal, un mal de gorge ou une légère toux, et qui se portent bien par ailleurs, peuvent continuer à fréquenter leur établissement d’enseignement ou de garde d’enfants.
- Dans la plupart des cas, les parents et les personnes en charge de l’enfant accepteront qu’un enfant présentant des symptômes ou un diagnostic de maladie infectieuse ne fréquente pas votre établissement, compte tenu du risque potentiel pour les autres.
- Si un parent ou une personne en charge insiste pour qu’un enfant présentant des symptômes et atteint d’une maladie infectieuse confirmée ou suspectée fréquente votre établissement, vous pouvez prendre la décision de refuser l’enfant si, selon votre jugement raisonnable, il est nécessaire de protéger les autres enfants et le personnel d’une éventuelle infection.
Consentements parentaux et registres de présence
Consentements parentaux
- Bonne pratique: disposer d’un formulaire de consentement parental lors de l’inscription des enfants dans votre Petite école, afin de disposer d’informations pertinentes pour chaque enfant, telles que les coordonnées des parents/responsables et si l’enfant a des besoins particuliers, tels que des besoins éducatifs spéciaux, une médication régulière ou des allergies. Ces formulaires contiendront normalement des données soumises au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi sur la protection des données (Data Protection Act) de 2018.
Inscriptions: Informations à demander
- Information à demander lors des inscriptions:
- un numéro de contact d’urgence par enfant
- informations sur tout problème de santé ou de tout besoin médical.
- l’école fréquentée par l’enfant en semaine .
- si un enfant a des besoins particuliers, assurez-vous de discuter avec les parents et les personnes en charge de l’enfant de la manière dont vous allez y répondre
- demander une mise à jour des coordonnées des parents
Rencontrer les familles avant l’inscription
- Avant d’inscrire leur enfant, vous pouvez envisager d’encourager les parents et les tuteurs à vous rencontrer avant ou pendant une session, afin qu’ils soient rassurés sur la sécurité de leur enfant. Les parents et accompagnateurs en visite ne doivent pas être exemptés de la politique et des procédures de protection de l’enfance suivies par votre personnel et vos bénévoles. Par exemple, vous ne devez jamais laisser un enfant sans surveillance avec un autre parent ou accompagnateur.
Registre de présences
- La tenue d’un registre des présences est également considérée comme une bonne pratique, afin que vous sachiez combien et quels enfants sont présents un jour donné.
- Si vous découvrez qu’un enfant a disparu, vous devez alerter le responsable désigné de la protection de l’Enfance (DSL) ou un membre du personnel d’encadrement. Le responsable de la protection de l’enfance ou un membre du personnel d’encadrement doit chercher calmement à l’intérieur et à l’extérieur du bâtiment. S’il n’y a aucun signe de l’enfant, vous devez immédiatement contacter la police et informer les parents. Attendez l’arrivée de la police et suivez ses instructions.
- Si vous découvrez qu’un enfant a disparu et que vous êtes une personne seule ou un membre du personnel qui s’occupe de plusieurs enfants, vous ne devez pas laisser les autres enfants sans surveillance pour chercher l’enfant disparu. Vous devez plutôt contacter les parents de l’enfant disparu et la police et rester avec les autres enfants jusqu’à l’arrivée des secours.
Direction, plaintes et irrégularités
- disposer d’une procédure claire de traitement des plaintes
- disposer de procédures efficaces en matière de détection d’irrégularités
